Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

OceanSphere Service Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 31, 00-511 Warszawa, Polen · E-Mail: [email protected] (weitere Angaben im Impressum).

2. Das Besondere an diesem Dienst: lokale Verarbeitung

Der Betreuungs-Assistent ist bewusst so gebaut, dass sensible Inhalte den Server nicht verlassen:

• Alle KI-Funktionen (Diktat-Transkription, Texterkennung, Berichts- und Textentwürfe, Akten-Suche) laufen vollständig auf unseren eigenen Servern in Deutschland – es werden keine Cloud-KI-Dienste (z. B. OpenAI, Google, Anthropic) genutzt und keine Inhalte an KI-Anbieter übertragen.
• Fall- und Falldokumentdaten werden ausschließlich auf diesen Servern gespeichert und verarbeitet.
• Die Übertragung zwischen Browser und Server ist durchgehend TLS-verschlüsselt.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Kontodaten: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als kryptografischer Hash), Bundesland, Angaben zum Betreuungsgericht, Abrechnungsstatus. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Inhaltsdaten (Fallakten): Daten, die Sie als Nutzer:in über betreute Personen erfassen (Stammdaten, Journal, Dokumente, Diktate, Berichte). Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich in Ihrem Auftrag als technischer Dienstleister. Für berufliche Nutzer:innen stellen wir auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) bereit.

Protokolldaten: technische Server-Logs (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) zur Betriebssicherheit, Speicherdauer maximal 14 Tage. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies und Tracking

Wir setzen ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie für den Login ein. Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Tools, keine Werbe-Cookies und keine Einbindung externer Dienste auf den App-Seiten.

5. E-Mail-Versand

System-E-Mails (Registrierungsbestätigung, Hinweise zum Konto) versenden wir über einen E-Mail-Dienstleister. Dabei wird nur Ihre E-Mail-Adresse und der Nachrichteninhalt der jeweiligen System-Mail übertragen – niemals Inhalte aus Fallakten.

6. Speicherdauer und Löschung

Kontodaten und Fallakten bleiben gespeichert, solange Ihr Konto besteht. Sie können Fälle und Dokumente jederzeit selbst löschen. Bei Kündigung des Kontos werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen vollständig gelöscht; auf Wunsch stellen wir vorher einen Export bereit.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu einfach an [email protected].